Положення про обробку і захист персональних даних

Зміст

1. Загальні положення та сфера застосування.
2. Склад, зміст та джерела збирання персональних даних.
3. Мета, підстави та строки обробки персональних даних.
4. Місцезнаходження персональних даних.
5. Доступ до персональних даних.
6. Заходи захисту персональних даних.
7. Права Покупців як суб’єкта персональних даних.
8. Порядок роботи з запитами Покупця та третіх осіб щодо доступу до персональних даних.
9. Видалення персональних даних Покупця.
10. Відкликання згоди на обробку персональних даних.
11. Персональні дані одержувачів замовлення.
12. Внесення змін до Положення.

1. Загальні положення та сфера застосування

Персональні дані у цьому Положенні означають відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

Обробка персональних даних Покупців включає, але не обмежується, наступні дії: збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних, у тому числі з використанням інформаційних (автоматизованих) систем.

Інші терміни у цьому Положенні використовуються у значеннях, наведених у Законі України "Про захист персональних даних" від 01 червня 2010 року № 2297-VI.

Здійснюючи реєстрацію на Сайті та починаючи використання Онлайн-платформи "VOK.com.ua", або оформлюючи замовлення без попередньої реєстрації, Покупець надає дозвіл та добровільну однозначну згоду на обробку його персональних даних на умовах та в порядку, що викладені у цьому Положенні, а також підтверджує, що уважно ознайомився та повністю зрозумів це Положення.

На Сайті можуть бути посилання на інші веб-сайти (виключно в інформаційних цілях). При переході за посиланнями на інші веб-сайти дія цього Положення на такі веб-сайти не поширюватиметься. У зв'язку з чим, рекомендуєм ознайомлюватися з політикою в сфері конфіденційності та персональних даних кожного такого веб-сайту перед тим, як передавати персональні дані, за якими Покупець можете бути ідентифікований.

На Онлайн-платформі можуть створюватись окремі кабінети користувача, в тому числі для зручності авторизації та формування замовлень, швидкості оформлення замовлень та оплати товарів.

2. Склад, зміст та джерела збирання персональних даних

Можуть оброблятись наступні персональні дані Покупців та одержувачів замовлення:

ім’я, прізвище, по батькові, номер телефону, адреса електронної пошти, дата народження, мова спілкування, адреса доставки, наявність, інформація щодо паспортних даних, ідентифікаційного коду.

Даний перелік персональних даних не є виключним та обов’язковим, а залежить від потреб та бажань самого Покупця та від тих операцій, які він виконує на Онлайн-платформі "VOK.com.ua".

Більшість персональних даних безпосередньо від Покупців, коли Покупці надають персональні дані при користуванні (реєстрації) Онлайн-платформою "VOK.com.ua", або при проходженні опитування (шляхом заповнення анкети або в інший спосіб), або при усній комунікації Покупця і адміністрації Сайту, або при здійсненні оплати на Онлайн-платформі "VOK.com.ua" (в тому числі під час покупки товарів та/або послуг в кредит/оплату частинами). Однак, також може збирати персональні дані Покупців від третіх осіб – через он-лайн платформи (наприклад, через обліковий запис Facebook, Google, AppleID).

Під персональними даними також розуміється інша інформація, отримана Онлайн-платформою "VOK.com.ua" на законних підставах від третіх осіб та/або доступна з облікових записів Покупця у соціальних мережах – у випадку реєстрації на Онлайн-платформі "VOK.com.ua" за допомогою служб автентифікації соціальних мереж. У такому випадку Покупець надає свою згоду на обробку інформації, що доступна із відповідних облікових записів у соціальних мережах.

Покупці несуть відповідальність за всю інформацію, що розміщується ними в загальнодоступних облікових записах. Покупці усвідомлюють усі ризики, пов'язані з оприлюдненням ними адреси або інформації про точне місце свого розташування. Якщо Покупець вирішив увійти на Онлайн-платформу "VOK.com.ua", використовуючи службу автентифікації третьої особи, наприклад, інформацію з соціальної мережи Facebook, може отримати додаткову інформацію, доступ до якої надано такою третьою особою.

Онлайн-платформa "VOK.com.ua" не здійснює обробку спеціальної категорії персональних даних (т.з. "чутливі дані"), які стосуються расового або етнічного походження, політичних, релігійних або світоглядних переконань, членства політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних. Інформація, яка характеризує фізіологічні особливості Покупців, на основі яких можна встановити їх особистість, не обробляються також.

3. Мета, підстави та строки обробки персональних даних

Онлайн-платформa "VOK.com.ua" обробляє персональні дані Покупців, зокрема, з наступною метою:

• забезпечення реалізації цивільних, господарських, податкових відносин;
• здійснення покладених функцій, повноважень та обов’язків у відповідності до чинного законодавства України;
• ідентифікація Покупця як Користувача Онлайн-платформи "VOK.com.ua";
• надання послуг Покупцям з купівлі та замовлення товарів та/або послуг на Онлайн-платформі "VOK.com.ua";
• обробка платежів, проведення розрахункових операцій, надання звітності, ведення бухгалтерського та управлінського обліку;
• створення і реалізація бонусних програм, програм лояльності;
• покращення якості товарів/надання послуг;
• проведення науково-дослідної та аналітичної активності;
• захист законних інтересів володільця персональних даних або третьої особи, якій передаються персональні дані;
• формування персоналізованих кабінетів Покупців компаніями-партнерами Онлайн-платформи "VOK.com.ua";
• направлення інформаційних та маркетингових розсилок (комерційних пропозицій, новин, повідомлень про акції, програми лояльності, бонусні програми, промокоди, знижки, персональні рекомендації, персональні знижки та пропозиції), які містять інформацію щодо запропонованих на Онлайн-платформі "VOK.com.ua" товарів та/або послуг, та/або направлення повідомлень щодо функціонування Онлайн-платформи "VOK.com.ua", поштою, електронною поштою, за номером телефону (Viber, SMS), а також шляхом надсилання інформаційних повідомлень та оповіщень за допомогою Онлайн-платформи "VOK.com.ua".

Покупець може у будь-який момент відмовитися від отримання інформаційних та маркетингових розсилок –  шляхом направлення повідомлення на електронну адресу Онлайн-платформи: voktools@gmail.com із поміткою в темі листа "Персональні дані".

Онлайн-платформа "VOK.com.ua" обробляє персональні дані Покупців на наступних підставах:

• укладення та виконання договору між Продавцем та Покупцем чи для здійснення заходів, що передують укладенню договору;
• необхідність виконання обов'язку, який передбачений законом;
• необхідність захисту законних інтересів;
• (однозначна) згода Покупця на обробку його персональних даних як це передбачено у цьому Положенні, у тій мірі, в якій така згода вимагається чинним законодавством України. Зокрема, згода потрібна при реєстрації на Онлайн-платформі "VOK.com.ua"

Персональні дані Покупців можуть оброблятися виключно за наявності принаймні однієї з підстав, зазначених вище.

Строки обробки персональних даних Покупців. Персональні дані Покупців зберігаються не довше, ніж це необхідно для досягнення мети їх обробки, визначеної вище, якщо інше не передбачено законодавством у сфері архівної справи та діловодства.

4. Місцезнаходження персональних даних

Персональні дані Покупців знаходяться в Україні.

5. Доступ до персональних даних

Наступні особи (і виключно у випадку службової необхідності) можуть отримати доступ до персональних даних Покупців:

• персонал Онлайн-платформи "VOK.com.ua", які мають працювати з такими даними для виконання своїх трудових і функціональних обов’язків;
• пов'язані особи, якщо це доцільно та необхідно для досягнення мети, встановленої цим Положенням;
• Продавці для виконання замовлення в об’ємі необхідному для ідентифікації Покупця, виконання та опрацювання замовлення Покупця (в тому числі з метою належного здійснення розрахунків за товари та/або послуги, забезпечення отримання Покупцем фінансових послуг, оформлення персональних кабінетів Покупця на ресурсах Продавця тощо).
• державні, регуляторні та правоохоронні органи, якщо це потрібно з метою, визначеною вище, і якщо це передбачено законом, або якщо Онлайн-платформа "VOK.com.ua"  зобов’язана виконати встановлений законодавством обов'язок чи захистити свої законні інтереси.

6. Заходи захисту персональних даних

Онлайн-платформа "VOK.com.ua" вживає заходів щодо забезпечення захисту персональних даних Покупців на всіх етапах їх обробки, у тому числі за допомогою організаційних та технічних заходів.  Вживаються заходи для унеможливлення доступу до персональних даних Покупців сторонніми особами.

Розроблений план дій на випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, виникнення надзвичайних ситуацій.

Обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів. Програмні продукти, що використовується в процесі обробки персональних даних для досягнення мети їх обробки, мають вбудовані механізми захисту інформації від несанкціонованого доступу для забезпечення ідентифікації та автентифікації Покупців, цілісності електронних документів, реєстрації дій Покупців, управління доступом Покупців до інформації та окремих функцій.

Розроблено та впроваджено внутрішні правила стосовно роботи із персональним даними, що включає процедуру видалення ряду даних після видалення особистого кабінету Покупця, рівні доступу внутрішніх співробітників до даних Покупців, безпечний порядок обміну такими даними всередині. Онлайн-платформа "VOK.com.ua" на постійній основі проводить аудит своїх систем безпеки з метою виявлення можливостей для покращення безпечного зберігання та використання даних Покупців. Також  дотримується вимоги Типового порядку обробки персональних даних, що затверджений наказом Верховної Ради України 08.01.2014 № 1/02-14 (за посиланням) в тій мірі, в якій це стосується саме персональних даних.

7. Права Покупців як суб’єкта персональних даних.

Відповідно до статті 8 Закону України "Про захист персональних даних" Покупець має право:

• знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї персональних даних або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;
• на доступ до своїх персональних даних;
• отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані, а також отримувати зміст його персональних даних;
• пред'являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
• пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
• на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
• звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини (надалі – "Уповноважений") або до суду;
• застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
• вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;
• відкликати згоду на обробку персональних даних;
• знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
• на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.

8. Порядок роботи з запитами Покупця та третіх осіб щодо доступу до персональних даних.

Покупець має право на одержання будь-яких відомостей про себе. Доступ Покупця до даних про себе здійснюється безоплатно.

Покупець подає запит щодо доступу (далі – "Запит") до персональних даних.

У Запиті зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу Покупця;
• прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться Запит;
• відомості про персональні дані, стосовно яких подається Запит, чи відомості про володільця чи розпорядника персональних даних;
• перелік персональних даних, що запитуються;
• мета та/або правові підстави Запиту.

Строк вивчення Запиту на предмет його задоволення не може перевищувати 10 робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку доводиться до відома Покупця, що Запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється протягом 30 календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

9. Видалення персональних даних Покупця

Видалення персональних даних Покупця може здійснюватись за бажанням Покупця через здійснення ним наступних дій:

• подання письмового запиту з проханням видалити персональні дані на електронну пошту voktools@gmail.com із поміткою в темі листа "Персональні дані";
• вчинення дій із видалення даних Покупця із особистого кабінету Покупця, який розміщений на Онлайн-платформі "VOK.com.ua".

Окрім випадків, передбачених вище, персональні дані Покупця також підлягають видаленню у разі:

• видання відповідного припису Уповноваженого або визначених ним посадових осіб секретаріату Уповноваженого;
• набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних.

У випадку, коли Покупець здійснює дії із самостійного видалення Персональних даних із особистого кабінету Покупця, знищення персональних даних Покупця із інформаційних систем здійснюється автоматично.

Знищення персональних даних Покупця здійснюється у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних, а також ідентифікацію Покупця.

У випадку відсутності активності у обліковому записі Покупця протягом строку, що перевищує 5 (п'ять) років, залишаєм за собою право видалити обліковий запис Покупця, включаючи всі персональні дані, що зберігаються в обліковому записі, що означає, що Покупець більше не зможете отримати до нього доступ і використовувати його. Порядок видалення персональних даних Покупця із внутрішніх баз регулюється внутрішніми політиками.

За наявності запитань щодо підстав, умов, процедур зміни чи видалення персональних даних Покупців просимо контактувати на електронну адресу Он-лайн платформи "VOK.com.ua": voktools@gmail.com із поміткою в темі листа "Персональні дані".

10. Відкликання згоди на обробку персональних даних

Покупець в будь-який момент може відкликати згоду на обробку персональних даних шляхом направлення запиту на електронну адресу: voktools@gmail.comз поміткою в темі листа "Персональні дані". У цьому разі працівниками здійснюється розгляд такого запиту про видалення персональних даних та видалення персональних даних Покупця з інформаційних систем.

Відкликання згоди Покупця на обробку його персональних даних не впливатиме на обробку персональних даних, яка здійснювалася до такого відкликання, та не перешкоджатиме обробці персональних даних на інших законних підставах.

11. Персональні дані одержувачів замовлення

Інформування суб'єктів персональних даних про обробку їх персональних даних є важливим. Пов'язане цим зобов'язанням, навіть якщо персональні дані отримані не від суб'єкта персональних даних, а саме якщо персональні дані отримані від Покупця про одержувача замовлення. У деяких випадках не має достатньої інформації про одержувача замовлення (у тому числі відсутність контактних даних), Онлайн-платформа "VOK.com.ua" не може безпосередньо зв'язатися з одержувачем замовлення та/або поінформувати його одразу після того, як отримає дані про нього від Покупця.

У тих випадках, коли Покупець не є самим суб'єктом персональних даних, Онлайн-платформа "VOK.com.ua" пропонує і рекомендує Покупцю повідомити одержувача замовлення про існування цього Положення. Покупець зобов'язаний заздалегідь поділитися посиланням на це Положення із одержувачем замовлення, і цим Покупець підтверджуєте, що зробив це і отримав однозначну згоду на обробку персональних даних відповідно до цього Положення, від одержувача замовлення і що надасть таку згоду на запит Онлайн-платформи "VOK.com.ua".

12. Внесення змін до Положення

Онлайн-платформа "VOK.com.ua" може час від часу в односторонньому порядку оновлювати це Положення. Буде повідомлення Покупців про внесення будь-яких суттєвих доповнень або змін до цього Положення. Якщо Покупець не погоджується з будь-якими такими суттєвими доповненнями або змінами, що можуть бути внесені у майбутньому, він не повинен використовувати Сайт. Онлайн-платформа "VOK.com.ua" також може вносити інші зміни до цього Положення без попереднього повідомлення Покупця, тому рекомендуєм регулярно перевіряти це Положення.

Нова редакція Положення вступає в силу з моменту його розміщення на Онлайн-платформі "VOK.com.ua", якщо інше не передбачено новою редакцією Положення. Чинна редакція Положення завжди знаходиться на сторінці за адресою:https://vok.com.ua/privacy/.

Дата останньої редакції: 04.09.2024